Introdução
É surpreendente a quantidade de implantações de ERP mal sucedidas que acontecem nas empresas, e os motivos são muitos, a começar pela falta de alinhamento de expectativas, mas principalmente pela inexperiência das partes envolvidas no projeto.
Eu mesmo já vivenciei algumas vezes, infelizmente, algumas implantações que não deram certo. Mas aprendi muito com isso, e irei compartilhar um conhecimento muito valioso que poderá ser utilizado como guia para uma implantação de ERP bem sucedida.
Todos esses passos foram validados na prática e se provaram muito eficazes, por isso, se você irá participar de uma nova implantação ou conhece alguém que esteja passando por isso, recomendo muito que leia e absorvam ao máximo essas informações.
1. Alinhamento de Expectativas
O primeiro passo para uma implantação de sucesso, é conscientizar a alta gestão e decisores de que o investimento em tecnologia, isto é, um sistema ERP não irá resolver todos os problemas da organização.
A tecnologia é apenas 01 dos pilares importantes para melhorar os resultados de uma empresa. Deve-se considerar que existem outros 02 pilares importantíssimos: Pessoas e Processos.
Isso significa que, ao investir em tecnologia, é importante avaliar também se a empresa dispõe do capital humano necessário e adequado para a viabilidade do projeto com sucesso, mas não só isso, é preciso fazer uma análise dos processos atuais e o que se espera do futuro para assegurar a aderência do ERP as expectativas e estratégia da empresa.
Lembre-se sempre que são 03 pilares: Pessoas, Processos e Tecnologia.
2. Mapeamento dos Processos
É muito comum as empresas contratarem um ERP com a expectativa de que ele vá definir os processos que não existem ou não estão formatados da melhor forma, trazendo a bagagem de experiência e know-how adquirido com outras empresas. E isso não está errado.
Um dos papéis do ERP é ajudar sim na maturidade dos processos, afinal de contas ele já tem um modus operandi definido. Contudo, por mais que o ERP tenha um padrão de funcionamento, cada organização tem suas particularidades, seu diferencial competitivo que deve ser apresentado a consultoria responsável pela implantação.
Para se saber aonde quer chegar, é preciso entender antes qual é a posição atual. Por isso, é imprescindível que antes de iniciar-se uma implantação, seja feito o mapeamento dos processos, seja desenhado um fluxograma, para que, a partir do conhecimento dessa informação, possa realizar uma análise de aderência com as rotinas padrões do ERP.
3. Definir e Seguir o Escopo
A partir do entendimento dos processos atuais e desejados pela empresa, e a posterior análise de aderência com os processos do ERP, é possível chegarmos a um escopo do que deverá ser implantado.
É fundamental que este escopo seja validado pelos líderes das áreas e seja apresentado e explicado a todos os usuários que irão participar da implantação, direta ou indiretamente.
Todos precisam estar cientes que este escopo será um guia a ser seguido e respeitado por todos, para que todos olhem para a mesma direção e a implantação não se perca no caminho.
Pode e deve-se desenvolver tratativas para tratar as exceções e eventuais desvio de escopo, pois é natural que ocorra alguma alteração no decorrer do projeto, visto que o dia a dia da empresa é dinâmico, as pessoas mudam, os processos mudam, tudo muda o tempo todo, e eventualmente será necessário readequar a novas realidades.
Mas é importante que e este procedimento de alteração de escopo e o que eventualmente foi alterado, seja de conhecimento de todos os envolvidos. Mantenha o escopo “embaixo do braço”.
4. Customização com Sabedoria
Não é incomum os usuários durante o processo de implantação de um ERP solicitarem muitas modificações no sistema, a fim de deixar similar ao que estava acostumado a utilizar anteriormente, ou solicitando alterações para simplificar suas atividades, descaracterizando a funcionamento padrão do ERP.
O problema é que nem sempre o usuário tem a visão do todo, uma manutenção pontual aqui, pode trazer problemas não previstos para outras áreas, já que o ERP funciona de forma integrada. E pior, as vezes por desconhecimento, o usuário solicita uma customização no software que na prática nem precisaria, visto que uma simples adaptação do seu processo a rotina padrão do sistema poderia solucionar.
Infelizmente isso acontece muito em implantações de ERP, e gera prejuízos altos para as empresas, porque o custo para se manter um sistema customizado é maior, visto que as rotinas desenvolvidas exclusivamente para empresa, em algum momento vai requerir manutenção e mão de obra especializada (profissional programador, por exemplo).
Por isso, é necessário avaliar cada customização com muito critério. A customização do ERP é recomendável quando de fato vai trazer um benefício muito grande, como por exemplo, a eliminação de uma atividade manual que perdia-se muito tempo, evitando erros na inclusão dos dados, ou quando ele vai automatizar/integrar um processo que pode trazer um diferencial competitivo para ganho de performance da empresa.
Para estes casos sim, se justifica o investimento, avalie o com critério o benefício que será obtido, de preferência avaliando também o ROI.
5. Invista Mais em Planejamento
Muitas implantações falham porque os gestores acabam pulando as etapas de uma implantação. Existem uma pressão muito alta dentro da empresa, que faz com que o projeto não seja planejado adequadamente. Isso é um erro muito comum e bastante relevante.
O planejamento é a chave para um projeto de implantação de ERP bem sucedido. É necessário pensar antes de sair fazendo, senão certamente a conta chegará lá na frente com inúmeros desvios de escopo, processos não aderentes ao ERP, culminando em excesso de customizações. É um efeito em cascata que pode levar a implantação por um caminho sem volta.
É compreensível a necessidade do senso de urgência, mas ansiedade pode trazer prejuízos sensíveis e comprometer o sucesso do projeto.
6. Gestor Interno do Projeto
Um dos grandes erros na implantação de um sistema ERP é o cliente não definir um gestor interno para gerenciamento do projeto, ou até eleger sem o preparo adequado.
É muito importante existir alguém que exerça esse papel, seja um colaborador da organização ou profissional terceirizado, mas que seja alguém que tenha acesso e autoridade reconhecida por todos para essa função.
Este(a) profissional deverá trabalhar em conjunto com o gerente de projetos da consultoria contratada para a implantação na elaboração do cronograma e validando juntamente com usuários de cada área.
Ele(a), será o responsável por gerenciar as atividades dos usuários internos do sistemas, controlado prazos de entregas, para assegurar que o time realize tudo o que foi acordado com a consultoria de implantação.
Cabe a ele(a) também, gerenciar eventuais conflitos internos relacionados ao projeto, e garantir que todas as documentações sejam assinadas e diretrizes alinhadas entre as partes sejam respeitadas.
7. Comitê do Projeto
Tão importante quanto eleger um(a) gerente de projetos interno, é definir-se no início da implantação um comitê do projeto. E recomendável que este comitê seja formado por colaboradores da empresa e tenha entre 3 a 5 pessoas (preferencialmente número ímpar), para que em caso de votação seja mais fácil a decisão.
Diferentemente do(a) gerente de projetos, este comitê não estará controlando cronograma, atividades ou documentação, mas sim, participando da tomada decisões estratégicas sobre o direcionamento do projeto. Decisões como:
- Desvios/alterações de escopo
- Definição de processos
- Definição de novas regras de negócios
- Ajudando a eleger usuários-chave mais adequado para cada atividade
- Gestão de crises do projeto
- Aprovação de revisão de situação do projeto, isto é, se o projeto deve ser paralisado, cancelado ou ter seu prazo extendido
- Se deve investir mais recursos da organização ou limitar
- Reuniões de Go/No-Go para Go-live do projeto e conclusão de etapas
Em suma, este comitê terá a responsabilidade de estabelecer limites as solicitações dos usuários, definindo critérios claros de aprovação, olhando sempre para o todo, pensando no melhor para a empresa.
8. Engajamento da Equipe
A equipe do projeto, tanto os consultores da empresa prestadora dos serviços, quanto os usuários da empresa que contratou a implantação, são a engrenagem que faz o projeto acontecer.
Por isso, desde o primeiro momento, já na reunião de kick-off, todos devem estar envolvidos. É importante que entendam a visão dos líderes, ou seja, as justificativas daquele projeto estar acontecendo. Mostre os motivos da empresa, e onde deseja-se chegar.
Todos devem se sentir parte dessa mudança, e se conscientizar que não será fácil, pois envolve muitas mudanças na forma de trabalho e até mesmo na cultura da organização. Juntamente com todas essas mudanças, o dia a dia da empresa continua, e por isso será necessário muita resiliência e versatilidade para lidar com estas 02 frentes de trabalho simultaneamente, o cotidiano e o projeto de implantação.
Dica Extra: Quer gerar mais engajamento? Dê um nome para o projeto, envolva o RH para fazer uma campanha de endomarketing com camisetas personalizadas Existem clientes que criam nomes até para as equipes. Isso funciona muito bem.
9. Gestão do Tempo
Como mencionado no item anterior, um dos grandes desafios em se implantar um ERP é conciliar as atividades do dia a dia com as tarefas do projeto. Mas lidar com isso, será inevitável e será necessário ajustar as atividades da melhor forma possível.
Infelizmente a falta de tempo, disponibilidade e prioridade que o projeto recebe é um dos principais motivos de atrasos de implantações de ERP. Alguns usuários tem maior dificuldade em gerenciar o tempo entre essas atividades.
Contudo, deve-se haver uma conscientização interna da equipe sobre a importância do projeto e se cumprir as atividades dentro dos prazos previstos, e se necessário, viabilizar mão de obra temporária para apoiar em atividades operacionais como cadastros.
10. Acompanhamento Constante
Estabeleça agenda semanal ou quinzenal de acompanhamento das atividades, onde possa ser analisado o andamento e evolução da implantação.
Estas reuniões ajudam a gerar comprometimento com a entrega e promove o senso de urgência aos usuários, mas principalmente, ajuda a identificar eventuais dificuldades para reagir mitigando riscos de atrasos.
É um dever dos gestores do projeto (da consultoria e do cliente) consolidarem um resumo do status geral do projeto para apresentar ao comitê e líderes das áreas periodicamente.
11. Prazos Realistas
Prazo é um aspecto que muitas vezes assombra os envolvidos no projeto de implantação, já que na maioria dos casos são bem apertados, com expectativas em datas que nem sempre são viáveis cumprir.
Isso implica em impor um ritmo mais acelerado no projeto, colocando em risco a qualidade, visto que inevitavelmente etapas deverão ser antecipadas, ou até mesmo um processo de homologação, por exemplo, pode não ser realizado com o critério necessário, deixando pontas soltas para trás, que precisarão ser amarradas lá na frente.
É compreensível a necessidade ter ter um sistema operacional o quanto antes, pois em muitos casos as empresas acabam tendo que pagar o sistema legado e o novo simultaneamente, mas é necessário cautela nessa aspecto para a pressa não prejudicar o projeto.
12. Um Passo de Cada Vez
Existem sistemas ERP bastante robustos, com muitas opções de módulos e funcionalidades para serem utilizadas. É bastante comum que ao contratar um ERP, as empresas queiram aproveitar todos os recursos disponíveis.
Mas isso pode ser um risco, porque implantar o básico do ERP por si só, já é uma missão bastante complexa que vai exigir muito dos usuários.
É recomendável iniciar pelo básico, que são os controles elementares do back-office (compras, financeiros, vendas, faturamento, estoque, fiscal e contábil), estabelecendo assim um primeiro nível de controle, para a partir daí explorar as demais possibilidades do ERP. Quem quer tudo, não tem nada.
Caso a decisão seja negociar todos os recursos a serem implantados dentro de um único pacote, uma sugestão é dividir o projeto em fases, quantas forem necessárias.
Assim a empresa poderá perceber o usufruir mais rapidamente dos benefícios do ERP.
13. Plano de Mudança
No decorrer do projeto de implantação, é natural que se descubram necessidades que não puderam ser identificadas na etapa inicial de levantamento. Isso ocorre normalmente por 02 razões: o usuário não conhece funcionamento padrão do ERP a fundo, então não há segurança do que exatamente precisará ser solicitado, ou a consultoria não conhece os processos e necessidades a fundo do cliente para sugerir tudo o que será preciso.
É claro que o mundo ideal seria comprar um pacotinho pronto e colocar pra funcionar, mas na realidade não funciona assim.
Por isso é importante definir regras e critérios para tratar as possíveis necessidades de mudança de escopo, para que isso ocorra de forma consciente e coerente com o objetivo global da organização.
Qualquer mudança deve ser preencher um documento de justificativa e submetido ao comitê de aprovação do projeto, se aprovado deve ser formalizado por meio de um aditivo de alteração de escopo. Dessa forma, dificilmente irá perder-se o controle do projeto.
14. Escolha Bem a Consultoria
Em artigos anteriores, foi explicado que existem muitos benefícios e vantagens em contratar o licenciamento do ERP com a empresa desenvolvedora, e a implantação com uma consultoria especializada, como você pode consultar neste link: Implantação do ERP: Com quem fazer? Fabricante ou Consultorias?
Mas não adianta seguir essa recomendação se a escolha da consultoria que irá executar o serviço for ruim.
Então, avalie com bastante critério a reputação e porte da consultoria em questão. Verifique se eles possuem mão de obra qualificada e disponível para atender dentro das expectativas de entregas. Se sua empresa tiver uma boa consultoria orientando, todo esse processo ocorrerá de forma mais simples, natural e segura.
Fique atento que em breve haverá um novo artigo, ajudando avaliar a melhor consultoria para cada cenário de empresa.
15. Sustentação Pós Implantação
A implantação de um sistema ERP não acaba no dia do Go-live. Para manter o ERP funcional e estável, é necessário realizar manutenções preventivas e corretivas.
Periodicamente os fabricantes costumam lançar atualizações que precisam ser executadas no ERP por um profissional qualificado com conhecimento técnico adequado para isso.
Como o ERP proporciona muitas possibilidades de recursos, por mais que o time de implantação sejam atenciosos e dedicados, sempre surgirá alguma dúvida durante o uso, por isso, é importante ter uma consultoria parceira que lhe acompanhe nessa jornada pós implantação, oferecendo todo o suporte necessário.
Aproveite para negociar a sustentação, já na contratação da implantação. Isso pode ajudar-lhe a obter preços mais competitivos.
16. Homologação com evidência
Não há dúvida nenhuma de que um dos principais fatores chave para o sucesso de um projeto de implantação de ERP está na homologação do sistema.
Muitos projetos falham porque a homologação dos processos no ERP não ocorre de forma adequada pelos usuários, isto é, não há um plano de teste que explore todas as possibilidades de cenários.
Quando as validações não ocorrem com critérios exigentes, acabam ficando em um nível superficial, aumentando o risco de insucesso ou atraso do projeto em função de gaps identificados posteriormente, ou erros no sistema não previstos.
Por isso, a homologação é uma das etapas mais importante do projeto. Estresse ao máximo o sistema, explore todos os tipos de situações e principalmente exija evidência de teste documental com printscreen de tela ou video.
Conclusão:
É natural que durante todo o processo de implantação do ERP, e alguns meses pós implantação, ocorra uma queda de performance da empresa. Mas isso deve ser algo temporário que será recompensado com o ganho de desempenho no futuro.
Implantar um ERP envolve transformações relevantes na empresa, inclusive culturais, ajudando evoluir a maturidade dos processos, trazendo benefícios como maior governança e valorização de mercado, porém requer muito cuidado de dedicação.
Sucesso na sua jornada!
