Introdução
Como consultoria especializada no ERP Protheus e RM da TOTVS, é bastante comum nos depararmos com cenários onde as empresas estão insatisfeitas com a forma como o ERP está sendo utilizado, ou melhor, inutilizado.
Afinal de contas, ao decidir-se contratar uma solução tão robusta e conhecida no mercado, as expectativas são muito altas.
Acontece que devido a inúmeros problemas, seja durante o processo de implantação do ERP ou no despreparo das partes (consultoria e cliente), muitas funcionalidades acabam sendo subtilizadas, gerando aquela nítida sensação de ter uma Ferrari andando a 20 KM por hora com combustível de baixa qualidade.
Seguindo a metáfora, com mais de 20 anos de experiência nós podemos afirmar que nem tudo esta perdido, e que você só precisa encontrar o mecânico certo para ajudar seus usuários a pilotar o carro de forma adequada para atingir velocidade que desejada, explorando o seu máximo potencial.
A seguir apresentaremos 10 ações práticas que ajudarão a sua empresa a explorar ao máximo o potencial do seu ERP Protheus.
1. Capacitação de Usuários
Quanto mais horas de voo um piloto de avião possui, mais seguro ele se sente para pilotar a aeronave. No uso do ERP não é diferente, ou seja, quanto mais capacitado for o usuário, melhor ele saberá como operar o sistema para alcançar o resultado desejado e até mesmo maior capacidade para sugerir melhorias que sejam justificáveis.
2. Mapeamento de Processos Manuais
Já o projeto aberto, também identificado pelo termo time & material, não exige que se tenha todas as diretrizes de escopo e orçamento previamente definidas com alto nível do detalhe, permitindo assim, que o início do projeto seja mais rápido.
Por não ter plena confiança nas informações disponíveis no ERP, pela complexidade/morosidade em realizar os procedimentos operacionais ou até mesmo por desconhecê-los, é muito comum os usuários utilizarem controles paralelos, como planilhas ou até mesmo manterem o uso de sistemas legados para a realização de suas rotinas.
Isso acaba fragmentando o fluxo da informação, gerando defasagem em outros módulos do ERP. Como o conceito do ERP é ter todas as informações integradas, uma vez que uma área da empresa não utilizar adequadamente o sistema, ocorre um efeito em cascata, prejudicando o uso de outra área correlata.
Mapear esses processos é o primeiro passo para desenhar um plano de ação e resolvê-los. Se os usuários não adquirirem confiança na ferramenta e não entenderem que ela pode ajudar no dia a dia, ela poderá entrar em desuso. É fundamental eliminar os controles paralelos gradativamente.
3. Identificação de Processos Críticos
Identifique quais são os processos que mais consomem tempo da sua operação, assim como quais são os processos críticos de grande relevância para a empresa.
Esses processos críticos devem contar com uma atenção especial para assegurar que a atividade principal da empresa permaneça funcionando corretamente, evitando falhas e interrupções.
Em paralelo, deve-se estudar como otimizar rotinas que são demoradas.
Ao entregar facilidade com redução de tempo e trabalho, assegurando o funcionamento de processos críticos, certamente haverá maior adesão e aceitação do sistema por parte dos usuários.
4. Construção de uma Base de Conhecimento
Tão importante quanto adquirir o conhecimento é ter a capacidade de retê-lo na organização. Uma vez que o conhecimento está apenas sob a posse de usuários do sistema, existe um risco de perdê-lo devido à possibilidade de indisponibilidade do usuário, seja por afastamento devido a férias/licença médica ou até mesmo a saída do mesmo da empresa.
Por isso, estruturar uma base de conhecimentos com manuais de utilização do ERP, vídeos de treinamentos, tutoriais online, ajudará muito a evitar que a empresa retroceda na utilização do sistema.
Tenha em mente que tudo precisa estar documentado para que não se estabeleça uma relação de dependência.
5. Implementar Boas Práticas de Mercado
Cada empresa possui suas particularidades que moldam a sua forma de trabalho. Muitos de seus processos são heranças de definições que foram feitas há muito tempo atrás, em alguns casos por pessoas que sequer fazem parte da organização.
E em função disso, de já possuir um processo estabelecido que “sempre foi assim”, busca-se alterar o comportamento padrão do ERP para atender a essas necessidades.
O problema é que nem sempre esses processos são modernizados, respeitando as boas práticas de mercado. Portanto, é fundamental analisar se o que precisa de fato ser alterado é o comportamento do ERP ou os processos da empresa.
6. Automatização de Atividades
O ERP Protheus é um sistema bastante robusto, desenvolvido para atender desde empresas pequenas (PME) até grandes corporações (Large Enterprises), atuando praticamente em todos os segmentos de mercado.
Pela necessidade de conseguir atender a tudo e a todos, existem rotinas que acabam se tornando burocráticas no dia a dia do usuário, exigindo a execução de atividades repetitivas que poderiam ser automatizadas através da criação de automação com RPA (Robotic Process Automation).
Essas automatizações, além de assegurar o uso mais adequado do ERP, permitirão que os usuários consigam focar em tarefas mais relevantes, engajando-os no uso da ferramenta.
7. Desenvolvimento de Integrações
Não há dúvidas de que uma das atividades mais desgastantes para o usuário é ter de repetir a inclusão de informações em dois (ou mais) sistemas diferentes. É um trabalho cansativo que requer alto nível de concentração para que os dados estejam íntegros.
Imagine ter que acessar diversos sistemas diferentes para construir um único relatório consolidado em planilha. Este cenário é bastante corriqueiro em empresas que utilizam o ERP Protheus.
Por isso, investir em integrações entre sistemas pode melhorar significativamente a experiência de uso do usuário, aumentar a produtividade e a adesão ao ERP.
8. Reconquistar Confiança dos Usuários
É muito fácil um usuário do sistema ERP Protheus perder a confiança no sistema. Basta um dado incluído de forma equivocada, uma parametrização mal feita ou até mesmo um erro em tela.
Infelizmente, nenhum ERP do mercado está imune a este tipo de situação, tampouco as empresas que os utilizam. Mas é possível mudar este cenário com o tempo ao proporcionar uma boa experiência de uso aos usuários.
É preciso evidenciar o quanto o uso do sistema pode ser benéfico para o dia a dia dele e da empresa que ele representa. E isso somente ocorrerá através de um trabalho meticuloso, que configure o sistema corretamente para o seu adequado funcionamento, capacitando o usuário para utilizar a ferramenta de forma apropriada.
9. Revisar Parametrização
Em muitos casos, quando nos deparamos com situações onde o sistema ERP Protheus está subutilizado, é bastante comum observarmos que a sua parametrização não foi realizada da forma correta.
A parametrização é um fator-chave para o sucesso do projeto e o bom uso do sistema, visto que ela influencia diretamente no comportamento do sistema, facilitando ou dificultando a vida do usuário.
Por isso, revisar os parâmetros e configurações, assim como as definições, é imprescindível para promover o uso do ERP de maneira otimizada.
10. Revisar Infraestrutura do ERP
Para obter o máximo da performance do ERP Protheus, é premissa que a infraestrutura planejada esteja aderente às necessidades de uso do sistema.
É necessário atentar-se desde o dimensionamento de servidores, com o sizing adequado, até a conectividade e instalação do ERP, isto é, como ele foi estruturado (serviços, estrutura de arquivos e pastas, recursos como broker e balanceamento de carga).
Uma infraestrutura inadequada pode ocasionar lentidão no sistema, reduzindo a adesão da equipe. Confira neste artigo Protheus Lento? Aprenda a identificar as possíveis causas.
Conclusão:
Como você pode observar no decorrer deste artigo, o motivo do Protheus estar sendo subutilizado é uma questão multifatorial. É necessário analisar cada um dos pontos com o objetivo de obter-se um diagnóstico sobre qual é o panorama atual.
A partir disso, será possível estruturar um plano de ação visando solucionar cada um dos tópicos analisados.
A IT Advisor tem ampla experiência em realizar este tipo de trabalho. Somos referência devido a nossa alta capacidade em recuperar e potencializar o uso do ERP em empresas de médio e grande porte.
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