Introdução

Hoje em dia é bastante comum que as empresas façam a aquisição do licenciamento do ERP Protheus com a Totvs S/A® e realize os serviços de implantação e sustentação com consultorias especializadas.

Isso ocorre devido a necessidade de proximidade e personalização dos serviços prestados, além da busca por preços mais competitivos.

Contudo, não é incomum que após um período de atendimento haja um desgaste natural com a consultoria contratada, ou até mesmo, a necessidade de um serviço mais aderente a nova realidade da empresa.

Eis que surge a questão: como substituir a consultoria do meu ERP Protheus, sem trazer grande impacto ou risco para a operação?

Pois é justamente isso que irei explicar neste artigo, pontuando os principais aspectos a serem observados, para que tudo ocorra com segurança.

1. Investigue e Avalie?

Não tenha pressa, mas também não perca tempo. Realize uma pesquisa abrangente e aprenda a identificar os diferentes tipos de consultorias disponíveis. Obter referências e casos de sucesso recentes, de preferência no mesmo segmento de mercado, faz toda a diferença. O objetivo é trocar por uma opção melhor e duradoura.

2. Mantenha um Bom Relacionamento

Apesar do eventual desgaste com o fornecedor atual, procure estabelecer uma comunicação profissional, respeitosa e justa. Não feche as portas, independentemente do contexto. Isso pode facilitar o processo de transição.

3. Crie sua Política de Acessos

Essa prática é recomendada mesmo que não haja substituição de consultoria. Crie um controle dos acessos administrativos do seu ambiente de ERP, isso inclui servidores, portais, ERP Protheus e Banco de Dados.
A gestão dos acessos deve ser responsabilidade do cliente, crie perfis de acessos distintos conforme a finalidade do serviço a ser prestado e procure utilizar uma política com acessos nominais, isto é, acessos que lhe permitam identificar alterações no ambiente ERP.
Isso trará mais segurança caso necessite rastrear uma modificação equivocada ou mal-intencionada no ambiente de ERP, além de permitir uma reação rápida caso seja necessário revogar acessos.

4. Mapeie e Controle as Customizações

Um ponto que requer atenção especial são as customizações, visto que elas alteram o comportamento natural do sistema ERP, podendo interferir em processos relevantes da empresa.

Verifique quais são as customizações que estão efetivamente em uso, ou seja, em termos mais técnicos, compiladas no Repositório de Objetivos do ERP (RPO). Uma vez mapeadas todas as customizações, realize o controle de versão através da ferramenta Github ou outra similar.

Não ter estas customizações adequadamente identificadas, pode representar um risco operacional, implicando na eventual necessidade de reconstrução do que já existia.

5. Identifique Operações Críticas

Tão importante quanto mapear as customizações e obter a última versão dos programas (fontes) em uso, e identificar quais são as operações críticas da empresa que necessitam do ERP Protheus.

Eu me refiro às operações que podem “parar” a empresa ou representa um risco de prejuízo financeiro.

Uma vez identificadas quais são, é importante oferecer uma atenção especial com plano de contingenciamento. Mitigando estes riscos, todo processo de transição será muito mais tranquilo.

6. Elabore um Plano de Transição

Trate internamente essa troca de consultoria como um projeto, ou seja, devem existir um escopo, cronograma e equipe participante. Para isso, elabore um plano de transição, estabelecendo uma data de corte e período de adaptação antes de se efetivar a troca.

Adicione ao plano de transição todos os pontos mencionados acima, relativo à governança de TI: Gestão e Políticas de Acessos, Mapeamento de Customizações, Controle de Versão dos Fontes, Processos Críticos com seus respectivos contingenciamento.

Faça uma lista dos principais problemas e dificuldades com o fornecedor anterior e, a partir disso crie uma lista de requisitos para o novo fornecedor, visando mitigar os riscos de recorrência dos mesmos pontos.

7. Organize o Backlog de Solicitações

Certamente existirão demandas em andamento que precisarão ser continuadas com o novo fornecedor. Por isso é muito importante ter uma lista de todas as demandas em andamento, assim como o respectivo status atualizado e identificando as partes interessadas.

Certifique-se de que a empresa irá dispor de todas as informações necessárias para que o novo fornecedor consiga assumir as atividades sem maiores obstáculos.

8. Evite Iniciar Projetos de Longo Prazo

Como o momento é de transição, não é recomendável iniciar projetos que durem mais do que 02 semanas, pois isso poderá atrasar a substituição do atual fornecedor.

9. Seja Transparente

Cada caso, é um caso. Mas na medida do possível, seja transparente com o fornecedor atual, explique de forma profissional que a empresa necessita experimentar um novo tipo de serviço e que a contribuição do fornecedor atual será fundamental para uma mudança segura.

Enfatize que o profissionalismo manterá as portas abertas para futuras oportunidades.

Conclusão:

Todas as mudanças podem trazer um desconforto inicial durante a curva de aprendizado e, em se tratando de ERP, até mesmo uma insegurança por parte do cliente. Mas muitas vezes elas se fazem necessárias para trazer uma energia nova para a empresa e, em alguns casos, até mesmo preservar uma relação já com algum desgaste natural.

Uma mudança de consultoria do seu ERP Protheus, também é uma oportunidade para “organizar a casa”, ou seja, fazer um saneamento dos processos padrões e customizados não utilizados e pensar sob uma nova perspectiva, um novo paradigma.

Pesquise, avalie, organize-se, planeje e mude. Se necessário, considere contratar uma consultoria que possa assessorar em toda a sua jornada de transição.