Introdução

Ao decidir realizar um novo projeto no sistema ERP Protheus da empresa, seja para novas implantações ou para o desenvolvimento de melhorias, é comum surgirem a dúvidas sobre qual o melhor formato de contratação dos serviços.

E essa é uma questão plausível, visto que, essa decisão pode impactar de forma direta nos resultados do projeto, seja pela agilidade na entrega, pelo nível de flexibilidade durante a execução ou até mesmo no custo total do projeto.

Primeiramente, para estarmos alinhados na mesma página, é importante deixar claro o que significa “Projeto Fechado” e “Projeto Aberto”.

O que é Projeto Fechado?

O projeto fechado, também conhecido no mercado pelo termo turn-key (entrega de chave), é caracterizado principalmente por trabalhar com um preço fixo, isto é, investimento total de contratação delimitado e também por exigir um escopo muito bem definido (de ponta a ponta), antes mesmo do seu início efetivo.

Isso representará a necessidade de investir-se mais tempo em planejamento, visto que, todos os riscos e variáveis precisarão ser avaliados previamente para que se possa obter o escopo e valores de investimentos adequados a realidade.

Seu preço normalmente é calculado pelo nível de esforço + margem de risco.

O que significa Projeto Aberto?

Já o projeto aberto, também identificado pelo termo time & material, não exige que se tenha todas as diretrizes de escopo e orçamento previamente definidas com alto nível do detalhe, permitindo assim, que o início do projeto seja mais rápido.

Sua precificação normalmente ocorre de 02 formas:

1) Contratação de Banco de Horas, onde é realizado uma estimativa de esforço necessário para atender o escopo inicial do projeto, ou por:

2) Contratação por Hora Trabalhada, também conhecido como o modelo Pay-per-use, ou seja, pagamento sob demanda conforme o consumo, apurado através de medições mensais por meio de relatórios de horas (timesheet).

Se tratando do ERP Protheus, qual a melhor opção?

Diante de tantas opções, se torna um desafio saber qual o melhor modelo pensando no resultado (prazo, qualidade de custo). Vamos então apresentar as vantagens e desvantagens de cada modelo, e quando é melhor utilizar um ou outro.

Projeto Fechado: Previsibilidade

1. Previsibilidade Financeira: Optar por um preço fixo oferece às empresas uma previsão clara dos custos desde o início do projeto. Isso é essencial para o planejamento financeiro e para evitar surpresas desagradáveis durante a execução.
2. Escopo Bem Definido: Projetos com escopo bem definido e requisitos estáveis são ideais para contratos de preço fixo. Isso significa que ambas as partes têm uma compreensão clara do que está incluído no projeto desde o início.

Desvantagens:

1. Rigidez em Mudanças: O preço fixo pode se tornar uma desvantagem quando mudanças no escopo são necessárias. Qualquer alteração pode resultar em custos adicionais, tornando o processo menos flexível, e oneroso.
2. Zona de Conforto: A equipe pode não ter um forte incentivo para ser eficiente, já que o custo do projeto possui valores pré estabelecidos, independentemente das horas gastas. Quando todos sabem o “taxímetro”está ligado a tendência é que exista maior produtividade e cobrança dos usuários para evitar aumento de custo para a empresa.
3. Custo Maior: Um ponto de atenção ao optar-se por esta modalidade é quanto ao custo que tende a ser maior, visto que a consultoria precisa precificar o risco, adicionando margem de segurança para lidar com eventualidades. O ônus e bônus está a cargo do prestador de serviços pela velocidade de entrega dentro estimativa prevista.

Projeto Aberto: Flexibilidade

Vantagens:

1. Flexibilidade: O modelo de tempo e material oferece maior flexibilidade, permitindo ajustes no escopo à medida que o projeto evolui. Isso é benéfico quando os requisitos do projeto não estão completamente claros desde o início.
2. Maior Envolvimento do Cliente: Os clientes têm mais controle e podem ajustar as prioridades à medida que o trabalho avança. Isso permite uma resposta ágil às mudanças nas necessidades ou prioridades do negócio.

Desvantagens:

1. Incerteza Financeira: A principal desvantagem é a incerteza financeira, já que os custos totais podem ser desconhecidos até que o projeto seja concluído. Isso pode ser desafiador para empresas que precisam de uma previsão rigorosa de custos.
2. Menor Previsibilidade: Estimar com precisão o tempo necessário para concluir o projeto pode ser desafiador, levando a incertezas nos custos finais.

Estratégias Híbridas: Encontrando o Equilíbrio

Algumas empresas adotam estratégias híbridas, combinando elementos de ambos os modelos. Por exemplo, começar com um contrato de projeto fechado para fases iniciais com escopo bem definido e, em seguida, mudar para um modelo de projeto aberto para fases mais dinâmicas.

Conclusão: Escolhendo Sabiamente

A escolha entre Projeto Fechado e Projeto Aberto é uma decisão estratégica que deve levar em consideração a natureza do projeto, a estabilidade dos requisitos, a tolerância ao risco e a necessidade de flexibilidade.

Não há uma abordagem única que sirva para todos os projetos, e as empresas devem avaliar cuidadosamente as características específicas de cada situação para fazer a escolha mais apropriada.

Projetos de menor porte, sem muitas variáveis e com usuários e processos bem maduros, tendem a ser mais interessante na modalidade de projeto fechado. Já projetos mais extensos e/ou com muitas variáveis em cenários dinâmicos (métodos ágeis), funciona melhor no modelo Projeto Aberto.

Em última análise, a chave está em encontrar o equilíbrio certo entre previsibilidade financeira e flexibilidade + dinamismo para garantir o sucesso do projeto de ERP.